Filing system adalah metode atau sistem yang terencana untuk mengatur, menyimpan, dan mengelola dokumen atau arsip agar mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Sistem ini sangat penting untuk efisiensi, menghemat waktu, biaya, dan tempat, serta memastikan dokumen tidak hilang atau rusak.
Tujuan utama filing system
- Memudahkan pencarian: Memastikan dokumen dapat ditemukan dengan mudah, cepat, dan akurat.
- Menjaga efisiensi: Menghemat waktu, biaya, dan ruang penyimpanan.
- Keamanan dokumen: Melindungi dokumen penting dari kehilangan atau kerusakan.
Jenis-jenis filing system
Beberapa jenis filing system yang umum digunakan antara lain:
- Sistem Abjad: Dokumen disusun berdasarkan urutan abjad nama (A-Z).
- Sistem Subjek: Dokumen dikelompokkan berdasarkan topik atau subjeknya.
- Sistem Wilayah (Geografis): Dokumen diatur berdasarkan lokasi atau daerah asal/tujuan.
- Sistem Tanggal (Kronologis): Dokumen diurutkan berdasarkan tanggal (misalnya, tahun, bulan, hari).
- Sistem Nomor: Dokumen diberi nomor dan disimpan berdasarkan urutan nomor tersebut.
Contoh peralatan
Peralatan yang sering digunakan dalam filing system adalah filing cabinet, guide, dan folder. Ada juga solusi modern seperti sistem mobile file yang efisien dan hemat tempat.
